МУП «Водоканал»

Содержание курса: «Использование базовых модулей системы DIRECTUM»

1. Общие сведения
2. Начало работы с системой
3. Работа с папками и ссылками
4. Создание документов
5. Работа с документами
6. Дополнительные действия с документами
7. Поиск объектов
8. Работа с задачами и заданиями
9. Работа с задачами по типовым маршрутам и с подзадачами
10. Дополнительные действия с задачами и заданиями
11. Работа с компонентами
12. Работа со справочниками
13. Запуск объектов
14. Дополнительные возможности системы

В своей работе сотрудники МУП "Водоканал" г. Екатеринбурга неизбежно сталкиваются с колоссальным объемом документационной работы с заказчиками, среди которых и юридические лица и граждане города. Руководство МУП "Водоканал" поставило задачу качественно улучшить процессы взаимодействия с потребителями услуг для чего было принято решение о создании службы "Единого Окна Заказчика", которая станет единой "точкой входа" для всех абонентов. Эта служба призвана оптимизировать основной бизнес-процесс предприятия – подготовку технических условий, договоров о подключении и договоров на отпуск воды / прием стоков. Дальнейшая работа с заказчиком на основании выданных документов приносит МУП "Водоканал" значительную часть прибыли.

Опыт внедрения службы "Единого Окна Заказчика" на других государственных и муниципальных предприятиях показал, что ключевым фактором эффективности должно стать отлаженное взаимодействие между подразделениями предприятия, быстрая и качественная обработка документов, соблюдение сроков подготовки и исполнения документов при четком понимании сотрудниками их роли в каждом бизнес-процессе компании.

Достичь этого практически невозможно без применения современных средств автоматизации бизнес-процессов предприятия, и в мае 2006 г. Руководство МУП "Водоканал" приняло решение о внедрении системы электронного документооборота с обязательной автоматизацией функций "Единого Окна".

Проект по внедрению системы электронного документооборота DIRECTUM в МУП "Водоканал" осуществила компания ЗАО "ФИНЭКС Качество". На начальном этапе были обучены сотрудники Управления МУП "Водоканал" - непосредственные участники основных документационных процессов, подлежащих автоматизации с использованием СЭД. В первую очередь была автоматизирована служба документационного обеспечения (СДО), отвечающая за регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции. Таким образом, произошел переход от разноплатформенных программ и собственных разработок МУП "Водоканал", использовавшихся для регистрации в отделах, к единой программной платформе; гибко настраиваемый функционал системы позволил модифицировать РКК с учетом особенностей предприятия; произошел переход от частично децентрализованной регистрации к централизованной.

В рамках организации службы "Единого Окна" специалистами "ФИНЭКС Качество" были описаны существующие документационные потоки "как есть". В результате анализа полученной модели были серьезно переработаны и оптимизированы схемы взаимодействия внутри предприятия, разработаны и утверждены новые регламенты. В процессе описания моделей документопотоков "как есть" и "как будет" принимали активное участие ключевые специалисты МУП "Водоканал", что позволило им понять не только "свой участок" работы, но и взаимосвязь всех подразделений между собой.

При автоматизации службы "Единого Окна" с использованием системы DIRECTUM выдвигались требования соответствия системы разработанным и утвержденным регламентам, исключения риска потери документов, оптимизации работы сотрудников службы, выдерживания законодательно регламентированных сроков подготовки документов.

Специально для данной службы специалистами ЗАО "ФИНЭКС Качество" был разработан специализированный модуль в рамках СЭД DIRECTUM – "Единое окно Заказчика".

В рамках данного модуля был разработаны ряд справочников, карточек документов, отчетов и сценариев. Удобный инструментарий разработки DIRECTUM позволил выполнить эту работу в кратчайшие сроки.

С помощью отчетов справочника "Заявки единого окна заказчика" была автоматизирована выдача заказчику отчета о принятых документах с указанием законодательно регламентированной даты готовности документа; формируется реестр выдачи готовых документов на определенную дату; формируется отчет о невозвращенных договорах со стороны заказчика, подлежащих возврату в МУП "Водоканал" в течение 30 дней с момента выдачи.

На сегодняшний день достигнуты следующие результаты:

• Организована работа службы "Единого Окна Заказчика" с документами в соответствии с разработанными и утвержденными регламентами.
• Регистрация всей корреспонденции ведется в электронном виде в СЭД DIRECTUM.
• Обеспечен контроль за прохождением документов в подразделениях с момента их получения или создания до завершения исполнения.
• Обеспечен контроль исполнения поручений с использованием разработанных аналитических отчетов.
• Руководители подразделений могут анализировать эффективность работы и загруженность персонала, а также контролировать исполнительскую дисциплину своих сотрудников, используя интегрированные отчеты.
• Сокращен бумажный документооборот за счет рассылки документов исполнителям в электронном виде вместо копирования.

Организация электронной регистрации входящих и исходящих документов, а также реализация документационных регламентов по работе "Единого Окна Заказчика" в СЭД DIRECTUM привели к сокращению времени и трудозатрат сотрудников на создание, согласование, исполнение и регистрацию документов. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, оптимизированы документационные процессы с учетом произошедших изменений в организационной структуре МУП "Водоканал", что в конечном итоге качественно улучшило работу с заказчиками - юридическими и физическими лицами.

Отзыв о работе сотрудников Консалтинговой группы "ФИНЭКС" от МУП "Водоканал".